Von manueller Kodierung zu modernen Erkenntnissen bei der größten mexikanischen Forschungsagentur

Rafael Conde, Leiter Insights & Innovation @De la Riva Gruppe

De la Riva gehört zu den renommiertesten Marktforschungsagenturen Mexikos und blickt auf mehr als 30 Jahre Erfahrung zurück. Das Unternehmen verbindet tiefgehende qualitative Expertise mit modernen quantitativen Methoden. Mit über 100 Mitarbeitenden und drei spezialisierten Geschäftseinheiten – dem Qualitative Hub, dem Auditor Service und Lemon Ice für quantitative Analysen – unterstützt De la Riva führende Marken der Region aus dem Konsumgüterbereich sowie private und öffentliche Auftraggeber.

Innerhalb von Lemon Ice, der quantitativen Einheit von De la Riva, ist das Team dafür bekannt, präzise Analysen in großem Umfang zu liefern. Doch mit wachsendem Projektvolumen und steigenden Erwartungen an Geschwindigkeit brauchte die Abteilung eine intelligentere Methode, um offene Antworten effizient zu verarbeiten.

Highlights

• 150–200 Projekte pro Jahr werden mit Caplena codiert

• Sofortige Insights dank hochwertigem, KI-gestütztem Coding

• Zeitersparnis: von 2–3 Tagen auf wenige Stunden pro Projekt

• 20–30 % niedrigere Kosten pro Wortlaut

• 25.000 USD jährliche Einsparungen durch Wegfall von Outsourcing

• Neben den Kosteneffekten: deutlich höhere analytische Tiefe, die modernere Berichterstattung, Chat-Erkundungen und erweiterte Segmentierungen ermöglicht

Die Herausforderung

Mit über zehn Jahren Erfahrung im Account Management übernahm Rafael Conde die Leitung des Innovationsbereichs – mit dem Ziel, die quantitativen Forschungsabläufe stärker zu automatisieren. Nach der Einführung von Quantilope zur effizienteren Fragebogenprogrammierung stand für das Lemon Ice-Team die nächste große Herausforderung an: das Kodieren offener Antworten.

Die Kodierung offener Antworten war zu einem echten Engpass geworden.

Für jedes quantitative Projekt musste Lemon Ice 2–3 volle Tage ausschließlich für die manuelle Kodierung einplanen. Wenn sich die Projekte stapelten, blieb nur der Weg des Outsourcings – ein teurer, langsamer und wenig flexibler Prozess. Der interne Kodierungsspezialist war überlastet, während der Rest der Organisation Schwierigkeiten hatte, einheitliche Standards zu etablieren.

Obwohl De la Riva die größte lokale Agentur Mexikos ist, fühlte sich das Team durch manuelle Prozesse ausgebremst – während globale Wettbewerber deutlich schneller agierten.

Gleichzeitig stiegen die Erwartungen der Kund:innen:

• Kürzere Durchlaufzeiten

• Fundiertere Insights

• Mehr Segmentierung

Lemon Ice benötigte eine Lösung, die skalierbar, verlässlich und ohne Qualitätsverlust funktioniert – und idealerweise ihre analytischen Fähigkeiten erweitert.

Übergang zu Caplena

Während der Evaluierung moderner Coding-Lösungen prüfte Lemon Ice verschiedene Optionen – von Ascribe bis hin zu US-amerikanischen Plattformen wie Canvs AI. Doch keine dieser Lösungen bot die Kombination aus Automatisierung, Spanisch-Abdeckung und Benutzerfreundlichkeit, die das Team benötigte.

Caplena stach sofort hervor.

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Die Qualität der Analyse ist bereits ab der ersten Minute außergewöhnlich hoch. Und jetzt können wir sogar mit unseren Daten sprechen – das hebt uns auf das Niveau, auf dem die großen Player arbeiten."

Rafael Conde

Insights & Innovation Lead

Rafael stellte ein Testteam aus jungen Analysten ohne vorherige Forschungserfahrung zusammen. Innerhalb weniger Tage erstellten sie präzise Codebücher (Themensammlungen) – ein klarer Beweis dafür, dass Caplena die offene Textanalyse unternehmensweit demokratisieren kann.

Auch das Support-Team von Caplena spielte eine zentrale Rolle für die schnelle Time-to-Value. Es reagierte prompt auf die Anforderungen von Lemon Ice und unterstützte das Team mit:

• klaren Videoanleitungen

• spanischsprachiger Unterstützung

• schneller und präziser Fehlerbehebung

Die Implementierung verlief „flüssig, visuell und klärend“ und ermöglichte Lemon Ice den nahtlosen Übergang von manueller Kodierung zu KI-gestützten Workflows – bis hin zu Ad-hoc-Umfrageprojekten.

Ergebnisse

Enorme Zeitersparnis

Was früher 2–3 Tage manuellen Aufwands erforderte, braucht heute:

• nur Minuten dank direkter KI-Kodierung

• nur wenige Stunden für Qualitätssicherung und Feinabstimmung

Caplenas neue LLM-Themenzuweisung beschleunigt den Prozess noch weiter. Durch ihre hohe Anfangsgenauigkeit – oft über 80 % Qualitätsbewertung bereits ohne menschliche Anpassungen – kann das Team dem Modell vertrauen und den gesamten Workflow effizienter gestalten.

Erhebliche Kostensenkungen

• Ca. 25.000 USD jährlich eingespart durch den Wegfall von Outsourcing

• 20–30 % niedrigere Kosten pro kodiertem Wortlaut

• Stabilere und konsistentere Margen bei Ad-hoc-Projekten

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Es gab eine direkte Herausforderung an Caplena: „Gib mir alles, was sie für den gleichen Preis geben.“ Es gab keine Möglichkeit, das zu übertreffen.

Rafael Conde

Insights & Innovation Lead

Bessere Einblicke, schneller

Caplena ermöglichte Lemon Ice:

• Themen über Segmente hinweg sofort zu erkunden

• Muster zu visualisieren, statt sich durch Rohdatentabellen zu arbeiten

• KI-gestützten Chat zu nutzen, um tiefer in Produktunterschiede einzutauchen

• das Coding für 150–200 Projekte pro Jahr sicher und skalierbar durchzuführen

Selbst Analysten, die neu in der Forschung sind, konnten mit den Caplena-Tools schnell relevante Insights identifizieren – etwas, das mit manueller Kodierung praktisch unmöglich wäre.

Höhere Qualität & Zuverlässigkeit

Caplena half der Organisation dabei, sich von meinungsgetriebenen, veralteten Code-Frames hin zu datengetriebenen, breiteren und objektiveren Kategorienstrukturen zu entwickeln.

Das Team gewann spürbar mehr Vertrauen in KI-generierte Insights – dank Caplenas hoher Präzision und der **transparenten Möglichkeit zur Feinjustierung.

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Caplena hat uns auf ein globales Niveau gehoben. Wir sind schneller, präziser und automatisierter. Es gibt uns Zuverlässigkeit und Vertrauen, und der Support ist erstklassig.

Rafael Conde

Insights & Innovation Lead

Zukunftsstrategie

Rafaels Priorität liegt nun darin, die Nutzung von Caplena auszuweiten – über Lemon Ice hinaus, hin zu den Commercial Teams und weiteren Geschäftseinheiten, die über den unbegrenzten Reporting-Zugriff direkt profitieren können.

Er sieht eine klare Chance: Caplena nicht nur für das Coding, sondern auch für Storytelling, Segmentierung und eine moderne, wirkungsvolle Insights-Kommunikation einzusetzen.

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Was ich wirklich liebe, ist, wenn Menschen zu mir kommen und sagen: Hast du das neue Feature gesehen, das Caplena entwickelt hat? Hast du gesehen, dass man das jetzt machen kann? Also zum Beispiel das Prompting und die Analyse durchführen? Erfolg für mich wird sein, wenn das kommerzielle Team Caplena vollständig nutzt – und sich dann an uns wendet und fragt: „Was können wir sonst noch für euch entwickeln?“.

Rafael Conde

Insights & Innovation Lead